09 Set 2014
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«Nel 2013 abbiamo meritato il primo posto nella classifica nazionale del gradimento degli studenti per le segreterie a loro dedicati. Un risultato che ci stimola a fare sempre di più, perché evidentemente i ragazzi apprezzano l’impegno che mettiamo ogni giorno». È stanca ma soddisfatta responsabile della segreteria studenti della sede varesina dell’Università dell’Insubria.Isabella è a capo dell’ufficio ormai da qualche anno, e anche nel 2014, nonostante le novità introdotte, il periodo delle immatricolazioni è sempre quello più duro dell’anno.
«La dematerializzazione delle procedure, con la possibilità da parte dei ragazzi di avviare tutto attraverso internet, ha di fatto azzerato le code agli sportelli – spiega Isabella – un ottimo risultato per noi, che lavoriamo più velocemente, e per i ragazzi, che invece di passare le mattinate allo sportello possono fare tutto tranquillamente dal pc di casa». Una procedura che fila liscia come l’olio, quindi.
Ma con qualche piccola incomprensione: «Nel materiale informativo, dai volantini al sito web dell’ateneo, è specificato che le fotografie per i documenti di iscrizione all’Università devono essere formato tessera. Quindi senza ombre sul viso e con uno sfondo neutro. Ma non sempre arrivano così».
Perché nell’era di Facebook non si resiste all’apparire, così arrivano foto con cappellino e occhiali da sole, o di profilo, e con gli sfondi più disparati. «Facciamo il possibile, ma questo fa parte del nostro lavoro – dice ancora Isabella – che è prima di tutto quello di far dialogare gli studenti con la necessaria burocrazia dell’università italiana. È l’aspetto che più ci piace: poter facilitare la vita ai ragazzi, evitando che si trovino soli di fronte ad una montagna di moduli solo apparentemente incomprensibili».
Un gruppo di quindici persone, nove di stanza a Varese, in via Ravasi, e altre sei a Como, con un’età media relativamente bassa: «Siamo tra i 27 e i 37 anni – dice ancora Bechini – e l’essere più o meno coetanei degli studenti aiuta molto nel dialogo con loro».
Perché lo stile scelto dalla segreteria studenti è quello personale: «Non vogliamo essere delle semplici “facce dietro il vetro”, ma delle persone che vanno il più possibile incontro agli studenti per risolvere i loro problemi». C’è anche il tentativo di rendere più accoglienti gli uffici, con la musica in filodiffusione e i contenitori con le caramelle vicino alle poltroncine per l’attesa: «Vogliamo che i ragazzi si sentano accolti, non che si ritrovino in un ambiente simile ad un normale ufficio pubblico».
Un atteggiamento ed una serie di buone pratiche che l’Insubria vuole condividere anche con altre università. Per questo è in via di definizione il convegno «Unistud», che per la prima volta, tra il 9 e il 10 ottobre, radunerà a Como i responsabili delle segreterie studenti di tutta Italia. Perché per arrivare al risultato dell’anno scorso, con il più alto indice di gradimento da parte degli studenti, l’Insubria ha lavorato per anni, affidandosi a manager specializzati nella riorganizzazione di questo tipo di servizi, per snellire le procedure e ridurre i tempi di attesa dei ragazzi.
«L’immatricolazione fatta per via informatica, come quest’anno, è un punto d’arrivo, ma anche un punto di partenza, su cui costruire una segreteria sempre più vicina ai bisogni dei ragazzi».
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